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学生资助档案管理办法
第一章 总则
第一条
为规范我院学生资助工作档案管理，提高资助育人工作效率，制定本办法。
第二条
学生资助工作档案是指本院在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的，对受助学生本人、学校以及上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子文件等载体。
第三条
归档的文件材料须按年度或学年立卷，各系（部）在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，按照本制度的规定，分别立卷归档。
第四条 归档承办人员应保证各种学生资助材料的系统性和完整性，奖助资助文件上的各种附件一律随文保存。承办人员因工作变动的，归档材料向接办人员完整交接，不得擅自带走或销毁。
第二章 档案管理机构人员及职责
第五条
我院学生资助工作档案管理由院和系（部）分级归档和管理。学生资助管理中心负责学院层面奖助资助材料的归档与管理，各系（部）负责除上报学院以外的资助工作档案的归档与管理。
第六条
学生资助管理中心负责全院学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作。
第三章 归档范围
第七条
学生资助管理中心归档材料：（一）学院贫困生资料（库）；（二）学校生源地贷款相关材料；（三）国家奖助学金相关材料；（四）政府、社会等奖助学金相关材料；（五）勤工助学相关材料；（六）临时困难补助相关材料；（七）资助育人成果相关材料；（八）教育精准扶贫学生资助材料。
第八条
系（部）归档材料：（一）系（部）贫困生资料（库）；（二）政府、社会等奖助学金评审等相关材料；（三）资助育人成果相关材料；（四）教育精准扶贫学生资助材料；（五）本系（部）年度工作计划与总结、大事记；（六）系（部）工作管理制度、重要发文等相关材料。
第四章 档案归档及索引
第九条 学生奖助资助工作档案采取校、院两级管理模式，相关部门、学院要建立健全档案的归档、索引及调阅制度。
第十条 学生奖助资助工作档案应采用统一的分类方式和编码格式。
第十一条 归档时间要求：按年度或学年进行整理归档，在次年1月前完成上一年度的归档工作，平时奖助资
第十二条档案的销毁需报请学院奖助学金评审领导小组批准。
第五章
附则
第十三条
本办法由学生资助管理中心负责解释。
第十四条
本办法自印发之日起执行
77779193永利官网学生工作部
2018年1月
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